Aquí la entidad, en desarrollo del principio de planeación, indica qué requiere y cómo lo requiere, informando al público en general su necesidad, con un doble objetivo: invitar a varios proponentes al proceso; y, que dichos proponentes en atención al conocimiento del mercado y de su negocio, presenten las observaciones que consideren pertinentes, pudiendo incluso mostrarle a la entidad pública que los bienes que dice necesitar, no los necesita, o que, existen otros bienes que satisfacen de una mejor forma su necesidad.

Es importante destacar que en los casos en que los cuales la modalidad escogida sea la contratación directa, no es indispensable que se elaboren pliegos de condiciones, pues dadas las especiales características de esta modalidad, se requiere un proceso expedito. Adicionalmente, para el caso de la modalidad de selección de mínima cuantía, es importante destacar que los pliegos de condiciones, se denominan "invitación pública". En ellos no se exige el nivel de detalle y la cantidad de información que sí se requiere, por ejemplo para las licitaciones públicas.

La información de los proyectos de pliegos puede ser objeto de modificaciones, bien sea porque tras un mayor estudio la entidad hace ajustes a los requisitos del objeto del contrato, o porque a través de comentarios y observaciones de personas interesadas en el proceso tiene acceso a mayor información y considera otros aspectos a tener en cuenta a la hora de definir las características definitivas de lo que va a contratar.

Dada la importancia de que los interesados en el proceso de selección contribuyan a la formulación final de los pliegos de condiciones, la entidad debe publicar los pre-pliegos, junto con las observaciones formuladas dentro del proceso y las respuestas dadas por la entidad.

Una vez se cierra la etapa de pre-pliegos, se debe publicar un documento final denominado pliegos de condiciones, en los cuales los interesados encuentran toda la información completa de lo que requieren para participar.

El pliego de condiciones es la hoja de ruta definitiva de todo el proceso contractual. Allí se indicará, además del procedimiento a seguir por medio de un cronograma, las especificaciones técnicas de los bienes y servicios que requiere la entidad.

9.3.2 Revisión de las condiciones generales del proceso

El pliego de condiciones, regula todas las etapas del proceso de selección, desde el momento de su apertura hasta la fecha de su liquidación; establece los requisitos de participación que deben cumplir los interesados, identifica de manera precisa y concreta el objeto del futuro contrato, determina los criterios de valoración y factores de calificación de las ofertas, así como los sistemas de ponderación de los mismos. En fin, indica la forma en que se debe producir la adjudicación del respectivo contrato y los términos y condiciones en que éste deberá celebrarse y ejecutarse116.

El pliego de condiciones en las modalidades de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos, deberá determinar con carácter definitivo lo dispuesto en los pre-pliegos y deberá contener lo siguiente: