Lo anterior representa para los oferentes un beneficio práctico innegable, en la medida en que agotada la gestión ante la Cámara de Comercio respectiva, no tienen que mantener disponibles los documentos que acreditan experiencia o capacidad para presentarlos en cada proceso en el que tengan interés. Esto se traduce a su vez en la reducción de costos de participación y tramites (pues éstos se entregan una sola vez ante la Cámara de Comercio y, en la medida en que pierdan vigencia, podrán ser actualizados y presentarse cada año con la solicitud de renovación).

Resulta fundamental destacar que uno de los propósitos de este registro, consiste en facilitar la verificación de las condiciones de cada proponente (capacidad financiera, jurídica, organizacional y la experiencia), requisitos que son previos al inicio del proceso. Esto garantiza objetividad desde el principio y que los oferentes participen en igualdad de condiciones e impidiendo la inclusión de criterios subjetivos sobre condiciones del proponente que pueda prestarse para manipulaciones.

Resulta ser esta otra manifestación del principio de selección objetiva antes explicado.

8.2.4 ¿Cómo se tramita el RUP? Paso a paso

El Decreto 1510 de 2013 modificó toda la reglamentación contenida en el Decreto 734 de 2012 sobre el RUP. Al respecto, debe tenerse presente el régimen de transición contenido en el numeral 1º del artículo 162 del Decreto 1510 de 2013 el cual establece que "Los proponentes que a la fecha de expedición del presente decreto no estén inscritos en el RUP o su inscripción no haya sido renovada, pueden solicitar el registro sin utilizar la Clasificación Industrial Internacional Uniforme -CIIU-. La inscripción de los proponentes en el RUP, vigente a la fecha de expedición del presente decreto, mantendrá su vigencia hasta tanto las cámaras de comercio estén en posibilidad de recibir las renovaciones utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios, sin exceder el 1 de abril de 2014. A partir del primer día hábil de abril de 2014, para la inscripción, renovación y actualización del RUP todos los proponentes deben utilizar el Clasificador de Bienes y Servicios."

En virtud de lo dispuesto en la norma mencionada, los proponentes que requieran actualizar la información contenida en el RUP o inscribirse en RUP, deberán realizar su actualización o inscripción acorde con los parámetros consagrados en el Decreto 734 de 2012, hasta que las cámaras de comercio implementen el Clasificador de Bienes y Servicios establecido en el Decreto 1510 de 2013. En cuanto al tramite de renovación, si el proponente tiene su inscripción vigente a la fecha de expedición del Decreto, el registro mantendrá la vigencia en el RUP, hasta tanto las cámaras de comercio implementen el Clasificador de Bienes y Servicios acorde con la nueva normatividad.

Así, para adelantar los tramites del RUP, se requiere que el interesado obtenga y diligencie el "Formulario Único para Inscripción, Actualización y Renovación" 68, el cual se adoptó mediante Resoluciones número 71029 de fecha 28 de noviembre de 2013 y Resolución 82720 de 20 diciembre de 2013 expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. El formulario podrá descargarse de la página web de cualquier Cámara de Comercio del país o podrá solicitarse en cualquier sucursal de la misma. En el formulario se debe incluir información relacionada con las condiciones de experiencia, capacidad jurídica, financiera y de organización de su empresa.

En éste momento aún no se encuentra disponible el formulario de inscripción, renovación y actualización bajo las normas del Decreto 1510 de 2013 que aplicarán las Cámaras de Comercio, ya que las Cámaras de Comercio deberán adoptar el formulario y el certificado del Registro Único de Proponentes RUP aprobado por la Superintendencia de Industria y Comercio a partir del 3 de febrero de 2014.

A partir del momento en que la inscripción, renovación o actualización se empiece a hacer por las Cámaras de Comercio bajo la normatividad del Decreto 1510 de 2013, el interesado, una vez diligenciado el formulario, deberá reunir la documentación establecida en el artículo 969 del Decreto 1510 de 2013.

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68. Se deberá tener en cuenta que la Superintendencia de Industria y Comercio mediante Resoluciones número 71029 de fecha 28 de noviembre de 2013 y Resolución 82720 de 20 diciembre de 2013 aprobó el formulario y el certificado del Registro Único de Proponentes RUP, con base en el cual los proponentes deberán realizar las inscripciones, renovaciones, actualizaciones y cancelaciones, a partir del 3 de febrero de 2014, fecha en que las cámaras de comercio del país deberán adoptar el Formulario aprobado por la Superintendencia de Industria y Comercio y sus anexos.

69. Decreto 1510 de 2013 “Artículo 9. Información para inscripción, renovación o actualización. El interesado debe presentar a cualquier cámara de comercio del país una solicitud de registro, acompañada de la siguiente información. La cámara de comercio del domicilio del solicitante es la responsable de la inscripción, renovación o actualización correspondiente:

1. Si es una persona natural:
a. Bienes, obras y servicios que ofrecerá a las Entidades Estatales, identificados con el Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel.
b. Certificados de la experiencia en la provisión de los bienes, obras y servicios que ofrecerá a las Entidades Estatales, los cuales deben ser expedidos por terceros que hayan recibido tales bienes, obras o servicios y deben corresponder a contratos ejecutados o copias de los contratos cuando el interesado no puede obtener tal certificado. El interesado debe indicar en cada certificado o en cada copia de los contratos, los bienes, obras y servicios a los cuales corresponde la experiencia que pretende acreditar, identificándolos con el Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel.
c. Si la persona está obligada a llevar contabilidad, copia de la información contable del último año exigida por las normas tributarias.
d. Certificado expedido por la persona natural o su contador, relativa al tamaño empresarial de acuerdo con la definición legal y reglamentaria.

2. Si es una persona jurídica:
a. Bienes, obras y servicios que ofrecerá a las Entidades Estatales, identificados con el Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel.
b. Certificado expedido por el representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o el auditor o contador, en el que conste que el interesado no es parte de un grupo empresarial, no ejerce control sobre otras sociedades y no hay situación de control sobre el interesado, en los términos del Código de Comercio. Si el grupo empresarial o la circunstancia de control existe, en el certificado debe constar la identificación de los miembros del grupo empresarial, la situación de control y los controlantes y controlados.
c. Estados financieros de la sociedad y los estados financieros consolidados del grupo empresarial, cuando la norma aplicable lo exige, auditados con sus notas y los siguientes anexos, suscritos por el representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o suscritos por el representante legal y el auditor o contador si la persona jurídica no está obligada a tener revisor fiscal:
i. Principales cuentas detalladas del balance general.
ii. Principales cuentas del estado de pérdidas y ganancias.
iii. Cuentas contingentes deudoras y acreedoras.

Si el interesado no tiene antigüedad suficiente para tener estados financieros auditados a 31 de diciembre, debe inscribirse con estados financieros de corte trimestral, suscritos por el representante legal y el auditor o contador o estados financieros de apertura. d. Copia de los documentos adicionales exigidos por la Superintendencia de Sociedades respecto de las sociedades sometidas a su inspección, vigilancia o control.
e. Certificados de la experiencia en la provisión de los bienes, obras y servicios que ofrecerá a las Entidades Estatales, los cuales deben ser expedidos por terceros que hayan recibido tales bienes, obras o servicios y deben corresponder a contratos ejecutados o copias de los contratos cuando el interesado no puede obtener tal certificado. El interesado debe indicar en cada certificado o en cada copia de los contratos, los bienes, obras y servicios a los cuales corresponde la experiencia que pretende acreditar, identificándolos con el Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel. Si la constitución del interesado es menor a tres (3) años, puede acreditar la experiencia de sus accionistas, socios o constituyentes.
f. Certificado expedido por el representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o el auditor o contador, relativa al tamaño empresarial de acuerdo con la definición legal y reglamentaria.
Las sucursales de sociedad extranjera deben presentar para registro la información contable y financiera de su casa matriz. Los estados financieros de las sociedades extranjeras deben ser presentados de conformidad con las normas aplicables en el país en el que son emitidos. Los proponentes que terminan su año contable en una fecha distinta al31 de diciembre, deben actualizar la información financiera en la fecha correspondiente; sin perjuicio de la obligación de renovar el RUP de acuerdo con lo establecido en el artículo 8 del presente decreto”.