A este respecto, es importante que los oferentes absuelvan todas las dudas relativas a estos costos durante el proceso contractual, pues es necesario que se cuente con la provisión económica necesaria para solventarlos, los cuales varían dependiendo de la modalidad de selección y de la cuantía del contrato.

Así, si los mismos no fueron previstos inicialmente dentro del valor de la oferta, por ser requisitos necesarios para la ejecución de los contratos, se podrían generar pérdidas económicas tanto para su empresa como para la entidad.

Cumplidos estos requisitos, podrá iniciarse la ejecución del contrato; es decir, si el compromiso fue prestar unos servicios, éstos se empezarán a prestar. En caso de que haya sido la proveeduría de bienes, estos se entregaran de acuerdo a lo pactado.

10.2 Anticipos

Los anticipos y pagos anticipados son una herramienta vital para sufragar los gastos que supone el inicio de la ejecución contractual, los cuales se podrán pactar en los contratos que celebren las entidades estatales. Los mismos no podrán exceder el cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato122.

En este sentido, se hace necesario analizar previamente su inclusión (en caso de considerarse necesario) dentro de las condiciones contractuales, estudios y documentos previos, pliegos de condiciones y posteriormente en el contrato que se vaya a suscribir con la Administración; así como también, las condiciones y requisitos para el pago de los mismos.

En todo caso, no debe olvidarse que la administración de los recursos entregados al contratista a título de anticipo puede generar un sobrecosto que debe tenerse en cuenta al momento de elaborar la oferta.

Así, si el contrato es de obra, concesión, salud o la modalidad de selección fue la licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de dichos dineros, según lo previsto en el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo 36 del Decreto 1510 de 2013.

10.3 Modificaciones y adiciones

Durante la ejecución del contrato es posible que la entidad contratante identifique la necesidad de modificar las condiciones contractuales, para lo cual se deberá realizar un otrosí o un contrato adicional en el cual se relacionen las nuevas condiciones.

Estas, las cuales pueden incluir la modificación del objeto contractual, deben atender a razones del servicio o a causas imprevisibles en la etapa de planeación del respectivo contrato.

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122.Límite establecido en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993. Sobre el anticipo vale la pena tener en cuenta que: "El anticipo se toma como recursos que la entidad entrega al contratista incluso antes de la ejecución del contrato con el fin de financiarlo y no como pago por los trabajos o labores acometidas. Por lo mismo, no extingue ninguna parte de la obligación de pago que adquiere la entidad por la celebración del contrato ni, por tanto, entran al patrimonio del contratista sino que conservan el carácter de públicos. Por eso es que debe asegurarse con una garantía (literal a) del artículo 17 del Decreto 679 de 1994), la correcta y adecuada inversión para evitar la dilapidación y en la medida que se vaya ejecutando el contrato se va amortizando. Usualmente se emplean para adquisición de maquinaria, congelación de precios de materiales, realización de labores necesarias y previas a la ejecución del contrato como instalación de campamentos, etc. y se consignan en cuentas que manejan conjuntamente el contratista y el interventor.

Este último como delegado de la entidad para verificar que su uso se acomode a la oferta presentada y en todo caso al plan de manejo e inversión del anticipo que se elabora para el (…) PAGO ANTICIPADO.

El pago anticipado sí hace parte del precio y su entrega comporta la extinción parcial de la obligación de remuneración a cargo de la entidad sólo que de manera adelantada a la realización del contrato o como primer contado (…)." Concepto 022158 de 17 de marzo de 2004. Contraloría General de la República.